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ŒIL DE L'EXPERT - Cécile Bertran - Informatique : bien choisir son interface

Informatique : bien choisir son interface

 

Une interface informatique est un des liens possibles entre 2 logiciels de gestion de métier. On trouve couramment une interface entre Spa et Contrôle d’accès ou entre Spa et PMS hôtelier (Property Management System), développés par des entreprises différentes.

Une interface est constituée de 2 programmes additionnels : un qui traite et envoie des données et un qui réceptionne et conditionne la donnée.  Le logiciel qui envoie des données peut faire une demande d’informations à celui qui les réceptionne. Le cas le plus répandu dans l’hôtellerie est celui où le logiciel demande si la chambre de destination des données est en mode check-in (ouverte et qui indique donc une présence client). Aucune entreprise éditrice de logiciel n’accepte qu’un autre logiciel vienne écrire directement des données dans une base d’un autre logiciel, il s’agit d’une question d’intégrité des données stockées. Une entreprise peut cependant proposer une interface entre deux logiciels qu’elle aurait créés.

Il existe une hiérarchie entre les logiciels installés dans une même entreprise. Celle-ci suppose que certaines données logicielles convergent via l’interface vers le logiciel dit principal. Ce logiciel principal n’est autre que celui apte à générer la facturation du site, l’export comptable, etc. La tête juridique et fiscale en somme. Ici on parle de logiciel métier et pas de logiciel de comptabilité. L’interface la plus répandue dans ce domaine est Interface PMS Opera, interface de contrôle d’accès.

 

Les avantages de l’interface

Chaque éditeur reste maître de la gestion de ses données dans sa propre base. Il n’y a donc pas d’altération de données lors des transferts. Il n’y a pas de ressaisie de données à faire par l’utilisateur.

Les contraintes de l’interface

Les interfaces réduisent singulièrement le champ des statistiques, et de la centralisation des informations. Ce qui induit, naturellement, un important travail de contrôle d’équité des données  entre les 2 logiciels interfacés, et aussi de regroupement des données pour les traiter à des fins d’analyse marketing. Par exemple, annuler une donnée peut se révéler être un casse-tête pour l’utilisateur, notamment s’il tente d’annuler une donnée directement dans le logiciel où celle-ci a été transférée, au lieu de le faire dans le logiciel d’origine.

La partie support informatique et maintien de l’interface n’est guère plus facile : l’un renvoie facilement la balle à l’autre en cas d’incident de transfert ou de non fonctionnement. Et puis, chaque éditeur est obligé de vérifier la conformité de son interface à chaque nouvelle version logicielle mise en place d’un côté comme de l’autre.

A l’heure actuelle, le manque de centralisation des données que provoquent les interfaces est en train de devenir un problème.

Deux exemples illustrent cette situation :

  1. En disposant d’une interface de contrôle d’accès avec votre point de vente, des contrôles sur des cartes/bracelets ne peuvent être faits qu’à partir du logiciel de contrôle d’accès, mais côté client, qu’à partir du logiciel de gestion client. Cela devient vite une contrainte à la réception, et réduit les possibilités d’analyses des flux clients ainsi que l’efficacité au travail.
  2. Avec une interface d’un Spa vers un système de gestion hôtelière (PMS hôtelier), les fichiers clients sont séparés, et seules les recettes sont transférées. Les statistiques clients sont limitées, et vouloir les croiser devient une tâche chronophage.

Il est important de préciser que l’interface a été créée par besoin de regrouper certaines données sans avoir à les ressaisir. Cependant, il s’agissait d’une idée simple. Aujourd’hui le besoin de croiser plus d’informations rend l’interface limitative car on retrouve ces informations dans un logiciel ou dans l’autre, et trouver le point commun pour les grouper, les croiser, puis les utiliser n’est pas une affaire simple.

En revanche, s’il n’y a pas d’interface, comme par exemple entre le contrôle d’accès et le logiciel Spa, et que ces fonctionnalités sont intégrées dans un même logiciel, cela ouvre des champs d’actions illimités dans l’utilisation de chaque fonctionnalité, comme par exemple, mettre en place une gestion de cashless complète, et pouvoir en analyser les flux pour enrichir son offre.

 

Quelle est la différence entre une interface et les API (Interface de programmation applicative) ?

L’interface offre une fonction destinée à un logiciel externe. Les API regroupent plusieurs fonctions mises à disposition d’un programmeur qui va les utiliser pour insérer de la donnée cliente directement dans la base client.

L’exemple le plus concret est de disposer d’un formulaire de contact web créé avec les API : le client/utilisateur web prend contact via le formulaire web et sa fiche client/futur client se crée avec une typologie particulière dans votre liste de client et seulement si son email est absent de la base de données… (d’où l’importance des saisies de données clientes). L’API ne sert donc pas pour des interfaces mais permet d’alimenter votre base de données.

 

L’interface est un lien qui parfois est nécessaire entre deux logiciels et facilite certainement beaucoup de tâches qui, autrement, devraient être faites manuellement. En revanche, plus il y en a, plus les risques de contraintes augmentent. S’il l’on cite l’exemple du RGPD, le Règlement Général sur la Protection des Données (la Loi Européenne mise en place pour le 25 mai 2018), où l’un des logiciels est prêt et que l’autre ne l’est pas, l’interface devra être arrêtée le jour de l’installation relative au RGPD.

 

Cécile Bertran est chargée de la distribution du software X-Plan en France et en Espagne, pour le compte de la société DIMMbizz. Depuis 1991, elle a jalonné ses compétences logicielles métier et comptables au cœur des métiers de l’hôtellerie, la restauration, le traiteur, le Spa, les centres de bien être et thermaux. Une expertise acquise grâce de nombreuses expériences qui lui permettent aujourd'hui de répondre à vos questions et de vous conseiller. Cécile Bertran est chargée de la distribution du software X-Plan en France et en Espagne, pour le compte de la société DIMMbizz. Depuis 1991, elle a jalonné ses compétences logicielles métier et comptables au cœur des métiers de l’hôtellerie, la restauration, le traiteur, le Spa, les centres de bien-être et thermaux. Une expertise acquise grâce de nombreuses expériences qui lui permettent aujourd’hui de répondre à vos questions et de vous conseiller.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Posté le 15 mai 2018 dans la catégorie Carte blanche

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